1.1 Inledning
Consultives Västerås AB och Consultive Life Cycle Management Sverige AB, hädan efter benämnda som Consultive, ska fastställa och tillämpa effektiva organisatoriska och administrativa förfaranden så att alla rimliga åtgärder vidtas för att förhindra att kundernas intressen påverkas negativt av intressekonflikter. Vidare ska Consultive vidta alla rimliga åtgärder för att identifiera, förhindra och hantera de intressekonflikter som kan uppkomma mellan Consultive, inbegripen ledning och personal eller någon närstående till dem och en kund eller mellan kunder i samband med tillhandahållandet av tjänster eller inklusive sådana som orsakas av ersättningar eller förmåner från någon annan än kunden.
Denna policy anger hur Consultive ska identifiera och hantera intressekonflikter i syfte att säkerställa att de inte påverkar kunders intressen negativt. Policyn anger även hur kunder ska informeras om intressekonflikten.
En sammanfattning av denna policy ska finnas tillgänglig på Consultives webbplats https://www.consultive.se/.
1.2 Identifiering av intressekonflikter
Samtliga identifierade intressekonflikter ska av VD godkännas hur de hanteras.
Om de åtgärder Consultive har vidtagit inte räcker för att förhindra att kundernas intressen kan komma att påverkas negativt, ska Consultive informera kunden om arten av eller källan till intressekonflikterna innan Consultive åtar sig att utföra en tjänst för kundens räkning. Informationen ska lämnas på ett varaktigt medium och vara tillräckligt tydlig för att kunden ska kunna fatta ett välgrundat beslut när det gäller den tjänst där intressekonflikten uppstår. Informationen ska lämnas i skriftlig form till kunden eller på annat varaktigt medium.
Consultive och dess anställda ska löpande identifiera potentiella intressekonflikter.
För att kunna identifiera intressekonflikter som uppstår när tjänster erbjuds, ska Consultive beakta om Consultive, en relevant person eller en person som genom ägarkontroll är direkt eller indirekt knuten till företaget:
- sannolikt kan erhålla en ekonomisk vinst eller undvika en ekonomisk förlust på kundens bekostnad,
- har ett annat intresse än kunden av resultatet av den tjänst som tillhandahålls kunden eller av den transaktion som genomförs för kundens räkning,
- har ett ekonomiskt eller annat skäl att gynna en annan kunds eller kundgrupps intressen framför kundens intressen,
- bedriver samma slag av verksamhet som kunden, eller
- tar emot eller kommer att ta emot incitament av en annan person än kunden i samband med en tjänst till kunden, i form av pengar, varor eller tjänster utöver standardkommissionen eller avgiften för den berörda tjänsten.
- vid begäran utvärdera hur stor påverkans grad rollen har i projektet
När ett nytt affärsområde eller en ny tjänst utarbetas, ska eventuella intressekonflikter kopplade till den nya verksamheten och dess ersättningsstrukturer identifieras.
1.3 Styrelsens engagemang
När någon i styrelsen tar uppdrag utanför Consultive ska innan uppdragets tillträdande göras en bedömning av styrelsen huruvida detta kan innebära en intressekonflikt som drabbar kunder negativt.
1.4 Anställdas sidouppdrag
Anställd på Consultive får inte själv eller genom annan bedriva med Consultive konkurrerande verksamhet. Detta gäller uppdrag tagna utanför anställningen och knutna till annan uppdragsgivare än Consultive. Ett sidouppdrag måste alltid godkännas av VD för att få utföras. I samband med anställning ska den anställde tillfrågas om uppdrag av dessa slag innehas och dokumenteras på lämpligt sätt i dennes personalakt.
1.5 Identifierade intressekonflikter i verksamheten
Intressekonflikter diskuteras och analyseras regelbundet på såväl lednings- och styrelsenivå. Området intressekonflikter finns med i agendan till styrelse- och ledningsgruppsmöten.
1.6 Rapportering
Har en intressekonflikt identifierats av en anställd, eller en anställd befarar att en intressekonflikt kan inträffa, ska anställd omedelbart rapportera detta till närmaste chef. Närmaste chef ska därefter rapportera vidare till VD. VD ska, i samråd med närmaste chef som rapporterat intressekonflikten, sedan avgöra om det föreligger någon intressekonflikt och, om det gör det, avgöra hur den ska hanteras. Det är viktigt att, om möjligt, de anställda i intressekonflikten rapporterar till skilda chefer.